隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著盤點(diǎn)速度慢、取放不便、查找困難等問題。然而，隨著RFID技術(shù)的逐漸成熟和智能密集架系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案管理正朝著全自動(dòng)化的方向發(fā)展。
        RFID智能檔案密集架具有高度的智能化程度基于RFID射頻識(shí)別技術(shù)，以安裝在存儲(chǔ)單元上的RFID天線識(shí)別檔案盒中的RFID電子標(biāo)簽，從而實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與存儲(chǔ)單元的一一對(duì)應(yīng)；以智慧檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)綜合管理，以燈光顯示層級(jí)引導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)快速出庫(kù)、入庫(kù)、錯(cuò)位檢索、實(shí)時(shí)盤庫(kù)、一鍵導(dǎo)入、3D導(dǎo)覽、未授權(quán)移動(dòng)預(yù)警等功能；以安裝在檔案庫(kù)房的RFID智能門禁，檢索未授權(quán)檔案實(shí)體違規(guī)出入，并進(jìn)行聯(lián)動(dòng)報(bào)警，大大提高了檔案實(shí)體的安全性，防止遺失、被盜等事件的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)在檔案管理上“實(shí)時(shí)感知、實(shí)時(shí)可查、自動(dòng)盤點(diǎn)、在位監(jiān)控”的總體要求。
         全自動(dòng)盤點(diǎn)RFID智能密集架采用RFID技術(shù)，首先在每一份檔案上綁定唯一的RFID標(biāo)簽，在現(xiàn)有密集架的架體內(nèi)布置RFID識(shí)別天線、紅外在位檢測(cè)系統(tǒng)以及指示燈光功能，可以通過架內(nèi)RFID天線跟讀寫器進(jìn)行自動(dòng)讀取，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的自動(dòng)盤點(diǎn)，全架盤點(diǎn)時(shí)間<1分鐘。
         RFID智能密集架系統(tǒng)通過RFID識(shí)別天線、紅外在位檢測(cè)系統(tǒng)以及指示燈光功能，工作人員只需要通過檔案編號(hào)或名稱搜索所需要的檔案，系統(tǒng)可以快速定位并準(zhǔn)確識(shí)別出需要取放的檔案件，并會(huì)亮燈提示所在位置，人員直接取走即可完成借閱，歸還同理，直接打開密集架將檔案放入空余的密集架上，系統(tǒng)自動(dòng)盤點(diǎn)更新檔案位置，完成歸還操作；真正實(shí)現(xiàn)檔案的無序存放、有序管理。
快速查找是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，而RFID智能密集架系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速精確查找。通過系統(tǒng)上的查詢功能和RFID標(biāo)簽識(shí)別技術(shù)，用戶只需要輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞或者檔案屬性，系統(tǒng)就能迅速定位到目標(biāo)檔案的存儲(chǔ)位置。
         在位實(shí)時(shí)監(jiān)控是RFID智能密集架系統(tǒng)的重要優(yōu)勢(shì)之一。系統(tǒng)對(duì)粘有電子標(biāo)簽的檔案袋（盒）的取或放，都可觸發(fā)每個(gè)倉(cāng)位位置的紅外對(duì)射，系統(tǒng)根據(jù)觸碰紅外的信號(hào)變化，啟動(dòng)RFID天線識(shí)別，在極短的時(shí)間內(nèi)可識(shí)別當(dāng)前取或放的檔案袋（盒）電子標(biāo)簽的信息，通過與后臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)比，進(jìn)而獲知該檔案袋（盒）的全部信息，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理?？梢詭椭芾砣藛T隨時(shí)了解檔案的存放狀況，并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的問題。